Inkoop- en contractmanagement van Wmo hulpmiddelen
Het inkopen van Wmo hulpmiddelen start bij een grondige evaluatie van de huidige overeenkomst, inclusief analyse van het assortiment, de werkwijze (toegang/indicatie, prijzen, etc.) en de gunningsmethodiek. Vanuit de meest actuele ontwikkelingen en inzichten doen wij voorstellen om tot een innovatief bestek te komen.
Onze begeleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
Voorbereiding
- Kick-off bijeenkomst: bepaling strategie, prioriteiten en vaststelling planning.
- Vertaling inhoudelijke wensen naar functionele formuleringen in het bestek.
- Opleveren concept aanbestedingsdocumenten, in standaard format van gemeenten indien gewenst.
- Organiseren en begeleiden van 4 (virtuele) bijeenkomsten met werkgroep van de gemeenten om te komen tot een definitief bestek.
- Presentatie aan / overleg met de WMO raad – cliëntenraad (optioneel)
- Marktconsultatie: toetsing gerichte wensen, uitgangspunten of concept bestek (optioneel)
Aanbestedingsfase
- Nota van inlichtingen
- Pre-bid meeting: bespreking en bijstelling nota van inlichtingen.
- Definitieve nota van inlichtingen
- Advisering beoordeling
- Prijsbeoordeling (indien van toepassing)
- Begeleiding beoordelingsbijeenkomst
Afronding
- Gunningsadvies
- Verificatiegesprek
- Dossiervorming en oplevering
- Begeleiding implementatietraject: opstelling standaarddocumenten en nadere invulling afspraken (Optioneel)
Indien gewenst kunt u kiezen voor begeleiding bij contractmonitoring.
Contractmonitoring per kwartaal en/of jaar
Met contractmonitoring houdt u de vinger aan de pols en kunt u makkelijker bijsturen. De Keten kan u helpen bij zowel de kwartaal als de jaarlijkse monitoring.
De jaarlijkse monitoring gaat meer in de diepte dan de monitoring per kwartaal. Hierbij wordt niet alleen een jaaroverzicht gemaakt van de resultaten uit de kwartaalrapportages, ook kijken we naar de ontwikkeling over een heel jaar. Bovendien worden afspraken getoetst en wordt er met behulp van een dossiercontrole een steekproef verricht, om te controleren of de aangeleverde gegevens overeenkomen met de werkelijkheid.
De jaarmonitoring biedt de volgende extra onderdelen:
- Aantallen, doorlooptijden en tijdigheid innamen
- Aantallen, doorlooptijden en tijdigheid reparaties
- Ontwikkelingen uitstaand bestand
- Kostenoverzichten, inclusief controle tarieven
- Toetsing (preventief) onderhoud
- Klachtenregistratie (kwalitatieve evaluatie)
- Social Return
- Steekproef op locatie met controle formulieren, data en facturatie
NB wordt uitgevoerd met een gestandaardiseerde werkwijze!